Dine folk tjekker ind og ud på deres egen telefon eller på en fælles tablet. Du ser dagen med det samme og godkender timerne, når ugen er slut.
Sådan foregår tidsregistrering af medarbejdere i praksis. Her er fire tidspunkter på en almindelig dag. Det er dem, der afgør, om timerne er rigtige, når ugen skal godkendes.
Medarbejderen åbner appen og trækker den grønne knap hele vejen over. Har I slået krav om placering til, skal telefonen først have lov til at oplyse, hvor personen er, ellers går tjek ind ikke igennem. Afstanden til arbejdsstedet bliver gemt på registreringen, og er den længere end den radius, I har sat, får både medarbejderen og lederen besked. En lang afstand stopper ikke tjek ind. Den bliver bare skrevet ned.
Pausen starter og slutter med den gule knap og trækkes fra dagens arbejdstid. Skal medarbejderen videre til en anden adresse, trækkes den blå knap over, og stedet vælges på telefonen. Turen står som kørsel med afgang og ankomst, og eftermiddagens timer lander det rigtige sted. Flere adresser kræver Plus-planen på 799 kr. om måneden.
Er der lagt en arbejdsplan for dagen, får medarbejderen en påmindelse et kvarter efter planlagt sluttid. En time efter får du også besked. Du kan lukke vagten med det tidspunkt, der var planlagt, men tiden står så som foreløbig, indtil medarbejderen selv bekræfter den eller retter den. Lukker ingen vagten, lukker systemet den selv efter et døgn og medarbejderen skal stadig bekræfte tiden.
Du åbner listen over timer, sætter flueben ved ugens registreringer og godkender dem samlet. Dage med en rettelse, du ikke har svaret på endnu, bliver sprunget over, og du får at vide hvor mange. Så kan du ikke komme til at godkende en dag, der er ved at blive lavet om.
Papir og regneark er lovlige nok. Forskellen ligger i, hvornår du ved noget, og hvor let tallene er at finde frem igen bagefter.
Ingen kan rette sine egne timer bagud. Opdager medarbejderen en fejl, sendes der en anmodning i stedet, med nye tidspunkter for tjek ind, tjek ud eller en pause og en begrundelse. Dagen er låst, mens du kigger på den, og timerne flytter sig først, når du siger ja.
Er medarbejderen uenig i en afvisning, kan medarbejderen i stedet svare, at tiden er rigtig, uden at foreslå et nyt tidspunkt. Så er det jer to, der skal blive enige, og det I har skrevet til hinanden, bliver stående på dagen. En anmodning kan trækkes tilbage igen, så længe du ikke har svaret.
Sygdom og barns sygdom registreres direkte og skal ikke godkendes. Ferie, feriefridage og en fridag er en anmodning, du svarer på. Begge dele kan lægges ind af medarbejderen selv eller af dig.
En dag med godkendt fravær tæller ikke længere som planlagt arbejdstid, og påmindelserne om det manglende tjek ind holder op af sig selv. Ellers ville en ferieuge ligne en uge, hvor ingen mødte op.
Fra listen over tidsregistreringer henter du de valgte dage som Excel- eller CSV-fil. Filen indeholder dato, medarbejder, tjek ind, tjek ud, pause i minutter, arbejdstid i minutter og status. Der er ingen færdig fil til et bestemt lønsystem, men kolonnerne er de tal, en lønseddel bliver lavet af.
Rapportsiden viser det samme regnet sammen for en periode og for de medarbejdere, du vælger: timer, pauser, overarbejde, planlagt tid over for faktisk tid, og hvor ofte medarbejderne mødte til tiden. Lønomkostningen kan kun ses af ejeren. Rapportsiden er til at kigge på, ikke til at hente ned.
Medarbejderen har sin egen adgang med sine egne dage: tjek ind, tjek ud, pauser, arbejdstid og om dagen er godkendt, afvist eller stadig venter. Er en dag afvist, står din begrundelse på den.
Derudover ses arbejdsplanen, holdets uge, egne opgaver og de dokumenter, I har lagt op. Medarbejderen kan hente en kopi af alt det, systemet har registreret, og kollegers timer er ikke synlige.
Den fælles tablet gør. Er forbindelsen væk, bliver tjek ind, tjek ud og pause gemt på selve tabletten og sendt af sted, så snart der er net igen. Medarbejderens egen telefon kræver forbindelse i det øjeblik, man tjekker ind eller ud.
Nej. Medarbejderen kan bede om en rettelse med nye tidspunkter og en begrundelse, og timerne flytter sig først, når du har sagt ja. Indtil da er dagen låst.
Nej. Du bestemmer pr. medarbejder, om der må tjekkes ind fra egen telefon, kun fra den fælles tablet, eller begge dele. På tabletten tjekker man ind med en kode, og så behøver medarbejderen ikke selv have appen.
De første 14 dage er gratis, og der er ingen binding. Du kan opsige når som helst. Derefter 499 kr. om måneden for én adresse og én fælles tablet, eller 799 kr. om måneden for så mange adresser og tablets, som du har brug for. Antallet af medarbejdere ændrer ikke prisen.
Tidsregistreringer bliver ikke slettet automatisk. De er dit bilag for de timer, der er udbetalt løn for, og de bliver stående, også når en medarbejder er stoppet. Hvad der ellers gemmes og hvor længe, står i persondatapolitikken.
Ingen betaling de første 14 dage. Du kan afmelde når som helst.